Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DS-GVO)

Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) schreibt vor, dass jeder Verantwortliche ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, die in seiner Zuständigkeit liegt, führen muss. Die Verarbeitungsübersicht umfasst folgende Angaben:

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stellen

DR-WALTER Unternehmensgruppe (kurz DR-WALTER). Zu der Unternehmensgruppe gehören DR-WALTER GmbH und DR-WALTER Versicherungsmakler GmbH.

DR-WALTER GmbH
Eisenerzstr. 34
53819 Neunkirchen-Seelscheid
Germany

T +49 2247 9194-0
F +49 2247 9194-40
info@dr-walter.com
www.dr-walter.com

Handelsregister: Siegburg HRB 4701
USt.-Id-Nr.: DE 212252105

DR-WALTER Versicherungsmakler GmbH
Eisenerzstr. 34
53819 Neunkirchen-Seelscheid
Germany

T +49 2247 9194-0
F +49 2247 9194-40
info@dr-walter.com
www.dr-walter.com

Handelsregister: Siegburg HRB 14554
USt.-Id-Nr.: DE 314696745

2. Geschäftsführer der Unternehmensgruppe

Dipl.-Kfm. Reinhard Bellinghausen (CEO)
Timo Dreger (COO)

3. Datenschutzbeauftragte

Nadeshda Brossart

4. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung (Art. 5 DS-GVO)

Betrieb von Versicherungsgeschäften; Vertrieb, Verkauf, Verwaltung und Abwicklung von Versicherungsverträgen im In- und Ausland und aller damit verbundenen Nebengeschäfte. Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten für eigene Zwecke sowie im Auftrag und Namen der beteiligten Versicherungsgesellschaften.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für vertragliche und vorvertragliche Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO. Soweit dafür besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) erforderlich sind, holt DR-WALTER eine Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchstabe j DS-GVO in Verbindung mit § 27 BDSG ein. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit gemäß Art. 21 DS-GVO widerrufen werden.

5. Betroffene Personengruppe/n, Daten oder Datenkategorien

Es werden zu folgenden Personengruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt:

  • Interessentendaten (Produktinteresse, Adressdaten, anonymisierte IP-Adressen, geclusterte demografische und geografische Daten),
  • Kundendaten (Adressdaten, anonymisierte IP-Adressen, geclusterte demografische und geografische Daten, Versicherungsvertragsdaten, Daten zu Versicherungsleistungen, Bankverbindungen, ggf. Daten von Sachverständigen, Prozess- und Beschwerdedaten),
  • Daten zu Ärzten, klinischen Einrichtungen und Gesundheitsdaten,
  • Mitarbeiterdaten, Bewerberdaten (Profiling-Daten), Vermittler-/Makler-/Agenturdaten (Personaldaten zur Personalverwaltung, -steuerung und -abrechnung),
  • Daten zu Geschäftspartnern und Agenturen, Vermittlern und Maklern (Adress-, Abrechnungs- und Leistungsdaten), soweit diese zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke erforderlich sind.

6. Empfänger der Daten oder Kategorien von Empfängern (Art. 28 DS-GVO)

  • Interne Stellen der DR-WALTER Unternehmensgruppe, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind.
  • Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte, BAFin).
  • Externe Auftragnehmer (Versicherungsgesellschaften und Dienstleistungsunternehmen).
  • Weitere externe Stellen wie z. B. Kreditinstitute (Versicherungsleistungen und Einzug von Versicherungsbeiträgen), Makler und Versicherungsagenturen im Rahmen der Vermittlertätigkeit sowie zentrale Hinweisstellen der Versicherungsverbände.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DS-GVO)

Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen. Hier können Sie sich einen Überblick über die Schutzvorkehrungen verschaffen.

1. Vertraulichkeit
a) Zutrittskontrolle
Unbefugten ist der Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren.

  • Es erfolgt eine ständige Zutrittskontrolle für die Bürogebäude durch die im Empfang sitzenden Kollegen. Für alle anderen Räumlichkeiten erfolgt eine Zutrittskontrolle durch die im Trakt sitzenden Kollegen.
  • Eine differenzierte Zutrittsregelung erlaubt Mitarbeitern nur den Zutritt zu bestimmten Unternehmensräumlichkeiten.
  • Unbefugten und insbesondere externen Personen ist der Zugang grundsätzlich verwehrt. Er kann erst nach ausdrücklicher Freigabe durch einen Mitarbeiter unter Benennung des Anlasses ermöglicht werden.
  • Es existieren sowohl Sicherheitsschlösser wie auch eine Schlüsselregelung.
  • Die Server stehen in abgeschlossenen Räumen.
  • Datensicherungen auf portablen Sicherungsmedien (z. B. CD/DVD, Bänder) sind in zutrittsgeschützten Räumen untergebracht.
  • Gebäude und Betriebsgelände sind durch Alarmanlage, Videoüberwachung, Bewegungsmelder und Beleuchtung geschützt.

HINWEISE AUF DIE RECHTE DER BETROFFENEN BEI DER VIDEOÜBERWACHUNG
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO).

Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt (Art. 77 DSG-VO). Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

Die Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde sind:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Frau Bettina Gayk
Postfach 20 04 44
40213 Düsseldorf
Germany
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

b) Zugangskontrolle
Unbefugten ist der Zugang zu und damit die Nutzung von Datenverarbeitungssystemen zu verwehren.

  • Zur Nutzung der Systeme sind individuelle Anmeldedaten wie Benutzername und Passwort notwendig.
  • Es existiert eine Passwort-Richtlinie.
  • Nicht mehr benötigte Zugangsberechtigungen werden zeitnah entzogen.
  • Es werden Logs der Benutzeranmeldungen erstellt.
  • Die Arbeitsplatzrechner sind durch Anti-Viren-Software geschützt.
  • Das Reinigungspersonal wird sorgfältig ausgesucht und durch den Arbeitgeber auf den Datenschutz verpflichtet.

c) Zugriffskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

  • Es sind ausschließlich Personen, die mit der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung der Daten im Rahmen der vereinbarten Auftragsverarbeitung betraut sind, berechtigt, die Daten zu lesen, zu kopieren, zu ändern oder zu löschen. In diesem Zusammenhang bestehen klare Regelungen zur Vergabe von Zugriffsberechtigungen, die einen differenzierten Zugriff (lesen, ändern, löschen) berücksichtigen und den Zugriff auf den verschiedenen Ebenen regeln.
  • Papierunterlagen können beim Verlassen des Arbeitsplatzes vor unbefugter Kenntnisnahme bzw. unbefugtem Zugriff durch die Möglichkeit abschließbarer Schränke bzw. Fächer geschützt werden.
  • Eine Firewall schützt Ihre Daten gegen einen Zugriff aus nicht vertrauenswürdigen Netzwerken (z. B. Internet).
  • Die technischen Sicherheitseinrichtungen werden regelmäßig auf ihre Wirksamkeit hin geprüft.
  • Papierdokumente und mobile Datenspeicher werden in abschließbaren Möbeln aufbewahrt (Clean-Desk-Prinzip).

d) Trennungskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

  • Im Hinblick auf personenbezogene Daten verschiedener Auftraggeber erfolgt eine logische Trennung der Daten (Mandantenprinzip)

2. Integrität
a) Weitergabekontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

  • Die Verwendung von externen Datenträgern (USB-Stick, externe Festplatte, CDs, DVDs) außerhalb der geschützten Unternehmensumgebung ist verboten.
  • Die datenschutzgerechte Datenvernichtung ist gewährleistet. Bei Papierdokumenten erfolgt sie durch einen Papierreißwolf gemäß dem vorgeschriebenen Schutzniveau. Bei Datenträgern (z. B. defekte Festplatte) erfolgt sie physikalisch.

b) Eingabekontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

  • Um zu gewähren, dass im Nachhinein geprüft werden kann, ob, von wem und wann personenbezogene Daten in DV-Systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, erfolgt eine entsprechende Protokollierung.
  • Administrationstätigkeiten werden ebenfalls protokolliert.
  • Schreibschutz verhindert Überschreiben von Date

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit
a) Verfügbarkeitskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

  • Sofern vertraglich vereinbart sind die Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt.
  • Es gibt ein Backup- und Recoverykonzept.
  • Die Backups werden regelmäßig daraufhin getestet, ob ein reibungsloses Zurücksichern möglich ist.
  • Es finden regelmäßig Übungen statt, in denen Notfallsituationen (z. B. durch Feuer) simuliert werden und die Wiederherstellung der Daten geübt wird.

b) Unverzügliche Wiederherstellbarkeit
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei einem physischen oder technischen Zwischenfall unverzüglich wiederhergestellt werden können.

  • Es existiert ein Konzept für die Wiederherstellung des Geschäftsbetriebs nach einem Notfall.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
a) Datenschutzmanagement

  • Es ist ein Datenschutz- und Sicherheitskonzept vorhanden, das regelmäßig überprüft wird.
  • Das Datenschutz- und Sicherheitskonzept wird an sich ändernde Bedingungen angepasst.

b) Auftragskontrolle
Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.

  • Aus der Leistungsbeschreibung, die als Grundlage der Auftragsverarbeitung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber vereinbart wurde, gehen Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung klar hervor.
  • Die mit der Umsetzung der Auftragsverarbeitung befassten Mitarbeiter sind über den Leistungsumfang informiert.
  • Für die vereinbarte Auftragsverarbeitung werden ggf. Cloud-Lösungen eingesetzt. Die genutzten Rechenzentren befinden sich in der EU. Die Cloud-Datenkommunikation ist verschlüsselt.
  • Der Auftragnehmer hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

8. Regelfristen für die Löschung der Daten (Art. 17 DS-GVO)

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 4. genannten Zwecke wegfallen.

9. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten (Art. 20 DS-GVO)

Eine Übermittlung an Drittstaaten wird durchgeführt (Google Analytics, s. https://www.google.de/policies/privacy/).

Wenn Sie noch Fragen zum Verarbeitungsverzeichnis haben, wenden Sie sich bitte unmittelbar an unsere Datenschutzbeauftragte:

Nadeshda Brossart
DR-WALTER
Eisenerzstr. 34
53819 Neunkirchen-Seelscheid
Deutschland

E-Mail: datenschutz@dr-walter.com
T +49 2247 9194-115
F +49 2247 9194-40